Casinos, organizaciones complejas

A manera de introducción, todas las organizaciones en su estructura requieren del ordenamiento de sus procesos y procedimientos en un compendio de normas, cuyo objetivo general es normar las actividades en todas las áreas, de manera de asegurar la correcta ejecución de los procesos y auditar desde el control interno las buenas prácticas.

Ahora bien, en el caso específico de los casinos y operadoras de apuestas, este Manual de Procedimientos permite representar en forma ordenada los diferentes aspectos de la organización necesarios para su buen funcionamiento. Este es el documento que contiene la descripción de los diferentes departamentos dentro de la estructura organizativa tales como operaciones, seguridad, administración, marketing, con la correspondiente descripción de los diferentes puestos de trabajo precisando sus responsabilidades y nivel de participación. Además, contiene información en detalle, formularios, formatos, autorizaciones o documentos necesarios, equipos a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro del casino.

En este importante documento se encuentra registrado, descrito secuencialmente y sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas del casino, facilitando las labores de auditoría, la evaluación y control interno, lo que proporciona la certeza en los colaboradores y en los líderes de área de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Manuales de procedimiento y su utilidad en las operaciones del casino

Tomando en consideración la complejidad de los casinos como estructura y la dinámica de las operaciones que se ejecutan, una vez implementado el Manual de procedimientos es necesario realizar un seguimiento, control y evaluación del mismo mediante las correspondientes auditorías periódicas de control interno de los distintos procesos descritos.

Se evidencia entonces, la utilidad de los manuales, la cual radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos en permanentemente actualización por medio de revisiones periódicas. Para ello es conveniente evaluar en forma sistemática las medidas de mejora continua en los procesos administrativos, así como los cambios operativos que se realicen en la organización como estructura increíblemente dinámica, producto de innovaciones en el sector del juego y las apuestas, automatización de procesos y tecnología aplicada.

Manual de operaciones en casinos, indispensable

Desde el punto de vista más práctico, el Manual de Operaciones de un casino es la principal y única herramienta real de toda operación seria, profesional y transparente. La falta de ésta en casinos o salas de juego lamentablemente es cada vez más común de lo que debería, sobre todo en pequeñas operadoras, dentro de la industria de los juegos de azar.

Algunos expertos, haciendo un balance a manera de ejercicio como parte de sus servicios profesionales, llevaron a cabo una serie de auditorías en diversos casinos y salas de juego, donde encontraron la total ausencia del Manual de Operaciones; o bien la presencia de unas simples guías con vagos procedimientos y sistemas extremadamente laxos, en cuanto a la seguridad y manejo de la operación de una o varias salas de juegos

La falta del Manual de Operaciones, o bien la insistencia de tener uno que jamás fue sometido a auditoría de control interno alguna, certificación u homologación, denota el real desconocimiento del negocio, o bien marca la diferencia entre un grupo de empresarios que operan una licencia y profesionales de la industria del entretenimiento de los juegos de azar.

La efectividad de un Manual de Operaciones para casinos y salas de juego, está delimitada por una serie de documentos, que una vez aprobado por el Directorio debe pasar a manos de un departamento de auditorías Internas preferiblemente validados por empresas externas, con reales cualidades, objetividad y conocimientos tanto del proceder como del campo donde desempeñarán sus funciones.

Una unidad o departamento de auditoría interna en todas sus funciones, (Gaming Audit) tiene como tarea llevar a la práctica, de manera literal, todo lo descrito en el Manual, para luego poder evaluar la factibilidad de implementar o llevar a cabo dicho proceso o tarea dentro del casino. Muchas veces surge la duda de en base a qué se realizan auditorías internas en salas de juego, cuando no existe un Manual de Operaciones.

En pocas palabras, el mismo debe estar compuesto por diversos anexos, desarrollados en cada área del casino, por personal jerárquico y con comprobados conocimientos en el área donde cumple funciones (juegos vivos, slots, surveillance, card-room, bóvedas, entre otros); entonces la suma de estos anexos conforma el Manual en sí mismo. Cabe señalar que algunos anexos deben ser de varios niveles de acceso público y otros privados, del mismo modo por parte del personal, dicho acceso debería depender de la jerarquía del responsable o empleado en cuestión, para así evitar futuros fraudes internos.

Todo Manual de Operaciones debe tener un orden de confección normalizado, junto con una ficha de revisión y actualización, lo cual permite hacer seguimiento histórico de avances y actualizaciones. Por último, los principales puntos a contemplar son las áreas de juego, el rol de cada profesional en el Gaming Floor, Slots, Card-room, Soporte Técnico, Administración, Reposición, Compras, Destrucción, Surveillance, Storage Room, Auditoria, Seguridad Física, Emergencias, BCP, DRP, entre otros. En el caso de casinos online, el sitio online no lo hace más sencillo ya que las operaciones online requieren de procesos mucho más elaborados, distintos programas de software cumpliendo distintas funciones y tareas, así como talento humano con perfiles y responsabilidades diversas. 

Casinos y centros de apuestas, susceptibles a delitos

Los casinos y salas de juegos son empresas que con mayor frecuencia se ven afectadas por el delito de lavado de activos dentro del sector entretenimiento, son estructuras con alto nivel de susceptibilidad ante actividades de crimen organizado, de lo que demuestra que los mecanismos de control son indispensables en la prevención de delito en todas sus formas y diversas modalidades. Por lo tanto, juega un papel de gran importancia el uso adecuado de manuales de procesos, ya que tiene como objetivo promover el control interno y las buenas prácticas lo que beneficia a la prevención de lavado de activos, la evaluación e identificación de los riesgos en los procesos y subprocesos operativos, administrativos, control y estratégicos creados por la empresa. 

Entonces,  los esquemas y procesos ejecutados por el sistema de control interno de los casinos y operadoras de apuestas, detectan las fallas de las estructuras que carecen de un  sistema para la validación de identificación de usuarios que realizan operaciones que puedan superar  el umbral, las que no cuentan con controles para las operaciones de moneda de denominación extranjera, si como también las empresas que no cuentan con un cronograma de capacitación oportuna para una correcta  identificación de operaciones sospechosas por parte del personal de nuevo ingreso, entre otros. En este sentido, las evaluaciones de control interno no solo detectan estas fallas, sino que permiten diseñar y proponer planes de mejora, que ayude a la prevención de riesgos y   del lavado de activos en las empresas de casino y juegos de azar.

Sector Juegos, situación actual

La situación actual del sector en cada país muestra un perfil del atractivo que representan los casino y casas de apuestas para las organizaciones del crimen para la ejecución del delito de lavado de activos, en algunos casos a los niveles más altos en comparación a otros sectores económicos. Actualmente existen empresas que emplean un sistema de prevención y control, hay otras que hacen caso omiso o no cuentan con la suficiente información para generar mecanismos de control interno.

Las empresas del sector de entretenimiento, casinos y casas de apuestas, pertenece a un  sector vulnerable y atractivo para las organizaciones de narcotraficantes, falsificadores de dinero, personas políticamente expuestas, entre otros, por lo que, es indispensable que las empresas de este sector cuenten con un sistema para la prevención del lavado de activos que les permitan tener un  desempeño y funcionamiento de las actividades de manera óptima; además al contar con un sistema  de control interno, estas empresas con movimientos de dinero altísimos y con  presencia a nivel internacional ciudad sus operaciones, aun cuando no las hace ajenas a verse afectadas por estas situaciones la realidad es que permite una detección oportuna ante riesgos.

En consecuencia, aunque esta industria del sector de entrenamiento a pesar de encontrarse regulado requiere, necesita que se evalúen el rendimiento de sus sistemas de prevención aplicados en las empresas para que así plantee mejoras en sus mecanismos de control y de esta manera poder disminuir los riesgos existentes del lavado de activos entre otros.

Las auditorías de control interno de casinos y casas de apuestas, son herramientas diseñadas para dar estructura y correcta funcionalidad a las empresas en todas las áreas de su operación, además en aquellas que con mayor frecuencia se ven afectadas por el delito de lavado de activos dentro del sector entretenimiento. Es indispensable comprender que los mecanismos de control están diseñados para operar con eficacia, obtener resultados y calidad, por lo que es necesario auditar, revisar y actualizar. Entonces, hacer evaluaciones de auditoría de control interno son en definitiva altamente beneficiosas, hacer uso de los instrumentos como entrevistas y cuestionarios, para poder realizar la evaluación e identificación de los riesgos en los procesos y subprocesos operativos, administrativos, control y estratégicos creados por la empresa. La investigación de control interno concluye que los procesos pueden cambiar, se pueden mejorar y/o automatizar

Ahora bien, el papel de las auditorías externas en procesos de control interno brinda una preceptiva objetiva de la situación de la empresa. En este sentido, la auditoría externa en la Gestión de Riesgos consiste en el examen de los estados financieros de una entidad, con la finalidad de permitirle al auditor expresar una opinión sobre si dichos estados financieros están presentados razonablemente, de conformidad con el marco contable aplicable. Este ámbito comprende unas características y funciones específicas, desde la evaluación o el examen, con base en pruebas selectivas, de las evidencias que respaldan los montos y las revelaciones en los estados financieros. La evaluación de los principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones contables hechas por la gerencia. Es importante entender que las auditorías externas deben ser ejecutadas por expertos, y tratándose de estructuras tan complejas como las de los casinos y casas de apuestas, donde se realizan gran cantidad de transacciones, el Gaming Consultant es primordial, debido a que son expertos en juegos, los procedimientos operativos y los financieros.

Aunque hay muchos tipos de auditoría, la expresión se utiliza generalmente para designar a la auditoría externa de estados financieros, que es una auditoría realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros contables de una entidad, para emitir una opinión sustentada e informada sobre la razonabilidad y la veracidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables.

Es decir, una auditoría permitirá identificar errores cometidos en la organización, solucionarlos de manera efectiva y sobre todo a tiempo, para tomar medidas que permitan retomar el rumbo correcto en la empresa. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen la obligación de hacer auditorías y no le dan importancia, sin embargo, para los casinos y operadoras de apuestas del sector entretenimiento, las auditorías en la valoración de empresas es un requisito indispensable para solicitar licencias, certificaciones o para operaciones financieras como adquisiciones y fusiones.  

Pero, en un sentido más estricto y simple, una auditoría puede ayudar a las organizaciones a optimizar sus operaciones y lograr importantes ahorros de costos. De ahí el hincapié en la ejecución de estos procedimientos por parte de expertos sobre todo en estructuras tan complicadas en sus operaciones por la dinámica de su funcionamiento, la sinergia en las áreas que la componen y el alto nivel de riesgo como resultado de la actividad económica y el flujo de ingresos tan elevado. 

Italtronic Gaming Consultant Associates, somos una empresa de expertos en el asesoramiento de distintas áreas del sector del juego y las apuestas.Estamos preparados para asesorarte en los procesos de auditoría de tu casino y el diseño de planes de mejora para optimizar procesos de manera efectiva. Visítanos, www.italtronic.net

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